Microsoft Copilot ใน Word สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงและจัดการความคิดเห็นได้แล้ว
ไมโครซอฟต์ได้นำเสนอการอัปเดตฟีเจอร์ใหม่ให้กับ Copilot ในแอปพลิเคชัน Microsoft Word ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการการติดตามการเปลี่ยนแปลง (Track Changes) และความคิดเห็น (Comments) ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ในอดีต Copilot ไม่สามารถโต้ตอบกับฟีเจอร์เหล่านี้ได้โดยตรง ทำให้ผู้ใช้ต้องจัดการเอกสารด้วยตนเองหลังจากที่ Copilot สร้างเนื้อหาใหม่ แต่ด้วยการอัปเดตนี้ Copilot จะทำงานร่วมกับระบบติดตามการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นได้อย่างกลมกลืน ส่งผลให้กระบวนการแก้ไขเอกสารและการทำงานร่วมกันเป็นทีมมีประสิทธิภาพสูงขึ้น
การทำงานของ Copilot กับ Track Changes
หนึ่งในฟีเจอร์หลักคือความสามารถของ Copilot ในการสร้างเนื้อหาที่เคารพต่อสถานะของ Track Changes หากผู้ใช้เปิดใช้งาน Track Changes ไว้ เนื้อหาที่ Copilot สร้างขึ้นจะปรากฏในรูปแบบของการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามโดยอัตโนมัติ นั่นหมายความว่าการแทรก การลบ หรือการแก้ไขข้อความจาก Copilot จะแสดงเป็นเครื่องหมายการแทรก (insertion marks) หรือการลบ (deletions) ตามปกติ ทำให้ผู้ตรวจสอบสามารถเห็นความแตกต่างได้ชัดเจนโดยไม่ต้องปรับแต่งเพิ่มเติม
ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถเปิด Copilot pane ซึ่งเป็นแผงด้านขวาของ Word จากนั้นพิมพ์คำสั่งเช่น “ช่วยเขียนย่อหน้านี้ใหม่ให้กระชับยิ่งขึ้น” Copilot จะสร้างข้อความใหม่ที่ปรากฏเป็น Track Changes ทันที หาก Track Changes ปิดอยู่ เนื้อหาจะแทรกแบบปกติโดยไม่มีการติดตาม ผู้ใช้ยังสามารถควบคุมได้โดยการปิดหรือเปิด Track Changes ก่อนเรียกใช้ Copilot เพื่อให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงาน
ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมงานที่ต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมาก เช่น สัญญาธุรกิจ รายงานทางการเงิน หรือเอกสารทางกฎหมาย เนื่องจากช่วยลดขั้นตอนการรวมการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มความโปร่งใสในการแก้ไข
การจัดการความคิดเห็นด้วย Copilot
นอกจาก Track Changes แล้ว Copilot ยังสามารถจัดการความคิดเห็นในเอกสารได้อย่างชาญฉลาด ผู้ใช้สามารถขอให้ Copilot สรุปความคิดเห็นทั้งหมดในเอกสารได้ เพียงพิมพ์คำสั่งเช่น “สรุปความคิดเห็นทั้งหมดในเอกสารนี้” Copilot จะวิเคราะห์และนำเสนอสรุปที่กระชับ โดยระบุประเด็นหลัก จุดที่ต้องแก้ไข และข้อเสนอแนะจากผู้แสดงความคิดเห็นแต่ละคน สรุปนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการหรือผู้ตรวจสอบเห็นภาพรวมได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องอ่านความคิดเห็นทีละข้อ
ยิ่งไปกว่านั้น Copilot สามารถช่วยตอบความคิดเห็นได้โดยตรง ผู้ใช้คลิกที่ความคิดเห็นใดความคิดเห็นหนึ่ง จากนั้นใช้ Copilot เพื่อสร้างคำตอบที่เหมาะสม เช่น “ช่วยตอบความคิดเห็นนี้” Copilot จะสร้างข้อความตอบกลับที่สุภาพและเกี่ยวข้องกับบริบทของเอกสาร โดยพิจารณาถึงเนื้อหาของความคิดเห็นต้นฉบับและเอกสารโดยรวม คำตอบที่สร้างขึ้นสามารถแก้ไขได้ก่อนโพสต์จริง ทำให้การสื่อสารในทีมมีประสิทธิผลยิ่งขึ้น
วิธีการใช้งานและข้อกำหนด
การเข้าถึงฟีเจอร์เหล่านี้ทำได้ง่ายผ่าน Copilot pane ใน Microsoft Word ผู้ใช้เปิด Word เลือกแท็บ Home คลิกไอคอน Copilot หรือใช้คำสั่งเสียงเพื่อเปิดแผง จากนั้นพิมพ์คำสั่งที่เกี่ยวข้องกับ Track Changes หรือ Comments ได้ทันที ไมโครซอฟต์แนะนำให้ใช้คำสั่งที่ชัดเจนเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เช่น “สร้าง Track Changes สำหรับส่วนนี้” หรือ “ช่วยตอบ comment จาก John”
ปัจจุบันฟีเจอร์นี้ใช้งานได้ใน Word สำหรับเว็บ (Word for the web) อย่างสมบูรณ์ และอยู่ในสถานะ Preview สำหรับ Word บน Windows และ Mac (เวอร์ชัน 2409 สร้าง 23221.10000 ขึ้นไป) ผู้ใช้ต้องมีใบอนุญาต Microsoft 365 Copilot ซึ่งรวมอยู่ในแผน Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ เช่น E3, E5 หรือแผน Business Premium ที่เพิ่ม Copilot เพิ่มเติม สำหรับผู้ใช้รายบุคคล สามารถทดลองได้ผ่าน Microsoft 365 Copilot Pro
ประโยชน์ต่อการทำงานทางธุรกิจ
การอัปเดตนี้ช่วยยกระดับประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน (collaboration) ในองค์กร โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่ต้องจัดการเอกสารขนาดใหญ่ Copilot ไม่เพียงช่วยสร้างเนื้อหา แต่ยังรักษาความสมบูรณ์ของกระบวนการตรวจสอบ ทำให้ลดข้อผิดพลาดและเร่งรัดเวลาการอนุมัติเอกสาร นอกจากนี้ ยังสนับสนุนการทำงานแบบไฮบริด โดยผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ทั้งบนเดสก์ท็อปและเว็บเบราว์เซอร์
อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ควรทราบว่าฟีเจอร์ Preview อาจมีการเปลี่ยนแปลง และแนะนำให้อัปเดตแอปพลิเคชันเป็นเวอร์ชันล่าสุดเพื่อประสบการณ์ที่ดีที่สุด ไมโครซอฟต์ยังคงพัฒนาฟีเจอร์เพิ่มเติมเพื่อให้ Copilot กลายเป็นผู้ช่วยที่ครบครันยิ่งขึ้นในอนาคต
ด้วยการผสานรวม Track Changes และ Comments เข้ากับ Copilot ไมโครซอฟต์กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีที่ธุรกิจจัดการเอกสาร ทำให้การทำงานรวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ผู้ใช้ Microsoft 365 สามารถเริ่มใช้งานได้ทันทีเพื่อสัมผัสความแตกต่าง
(จำนวนคำประมาณ 720 คำ)
This Article is sponsored by Gnoppix AI (https://www.gnoppix.org)